Job Description Summary

Zweck der Stelle
Diese Position ist verantwortlich für das Finanz- und Rechnungswesen und die administrative
Unterstützung der Niederlassung von STEMCELL Technologies in Deutschland mit Sitz in Köln.
Sie berichten an den Leiter der Finanzbuchhaltung, Finance Europe, und unterstützen den
Leiter der Finanzbuchhaltung bei der Umsetzung von Richtlinien, Verfahren und Kontrollen in
Bezug auf die allgemeinen Buchhaltungsprozesse in Europa.

Job Purpose
This position will be responsible for Finance, Accounting and Administrative support to
STEMCELL Technologies in Germany located in the Koln office. Reporting to the General
accounting supervisor, Finance Europe, the subsidiary accountant, is performing specific
accounting tasks and assist the general accounting supervisor implementing policies,
procedures and controls pertaining to the general accounting processes in Europe.

Job Description

Aufgaben und Verantwortlichkeiten 

Tägliche Buchhaltungsaufgaben

Allgemeine Buchhaltung

• Kontrolle der Eingangsrechnungen: Sicherstellung der korrekten Buchung im ERP-System der Stemcell-Gruppe gemäß dem Kontenplan der Gruppe und der Kostenrechnungsstruktur. Sicherstellung der fristgerechten Bezahlung von Lieferanten und der Dokumentation der Ausgaben (Hauptansprechpartner für Lieferanten und Dritte).

• Reisekosten: Kontrolle der Firmenkreditkarten (Selbstbehalt, Vergünstigungen, Bewirtungen,...) und Buchung im ERP über Concur (Reisekostensoftware). Verantwortlich für alle in diesem Prozess erforderlichen Buchhaltungskontrollen (Antragsgenehmigung, Abstimmungen) und die pünktliche Auszahlung der Reisekosten der Mitarbeiter

• Gehaltsabrechnung: Mit einem globalen Verständnis (das bei Bedarf einige globale Überprüfungen erfordert), Verbuchung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen im ERP-System der Gruppe und pünktliche Zahlung an Mitarbeiter, Behörden und andere Dritte, falls zutreffend.

• Ablage von Unterlagen für den einfachen Zugriff und die Überprüfung durch interne und externe Prüfer für alle allgemeinen Buchhaltungs- und Steuerangelegenheiten.

Steuern und andere monatlich wiederkehrende Erklärungen

• Durchführung der monatlichen MwSt.-Erklärung und der Intrastat-Erklärungen.

• Überprüfung und Verständnis aller vom Steuerberater erstellten Erklärungen.

• Verwaltung der Gewerbesteuer- und Körperschaftssteuerzahlungen.

• Zusammenarbeit mit externen Steuerberatern / Wirtschaftsprüfern.

Debitorenbuchhaltung

• Mahnungswesen: Mahnungen an überfällige Rechnungen an Kunden der Stemcell Gruppe.

• Identifizierung der Gründe für verspätete Zahlungen und überfällige Rechnungen.

• Unterstützung bei der Lösung von Problemen, um Kundenzahlungen zu beschleunigen

• Erstellung und Kommentierung des wöchentlichen AR-Berichts und der Trends für den zuständigen Bereich

Für all diese täglichen Aufgaben ist eine enge Zusammenarbeit mit dem lokalen Assistenten der Geschäftsleitung wichtig.

Monats- und Jahresendabschlüsse

• Verbuchung aller allgemeinen Buchungsposten (Kostenabgrenzungen, Lohn- und Steuerbuchungen usw.).

• Überprüfung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung der zuständigen Einheiten.

• Sicherstellung des Abschlusses gemäß den gruppenweiten und lokalen Fristen.

• Beibehaltung des Kontenplans und der Zuordnung gemäß den Konzernrichtlinien.

• Vorbereitung und Zusammenstellung der gesetzlich vorgeschriebenen und der von Beratern und Wirtschaftsprüfern zu prüfenden Unterlagen.

Sonstiges

• Alle anderen Aufgaben/Projekte im Zusammenhang mit dem allgemeinen Fachwissen im Rechnungswesen zur Unterstützung des Leiters des Rechnungswesens.

• In Ausnahmefällen und aufgrund der Größe des europäischen Finanzteams, kann die Hilfe eines Buchhalters für die Buchhaltung einer anderen Stemcell-Einheit erforderlich sein. 

Qualifikationen 

• Akademischer Hintergrund in deutscher Buchhaltung (Bachelor-Abschluss oder andere gute akademische Qualifikationen).

• SAP-Kenntnisse im Modul FI.

• Teamorientierter Geist mit starken Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich) in Deutsch und Englisch, um klar, präzise und organisiert zu kommunizieren.

• Mindestens 2 Jahre einschlägige Berufserfahrung mit Kenntnissen im Rechnungswesen, internationalem Umfeld und ausgezeichneten organisatorischen Fähigkeiten.

• Die Fähigkeit, mit vertraulichen und sensiblen Angelegenheiten umzugehen, ist unerlässlich.

Duties and Responsibilities 

Daily accounting tasks

General accounting

• AP invoices control: ensure the correct posting in Stemcell Group ERP according to Group chart of account and cost accounting structure. Ensure supplier on time payment and expense supporting documentation (primary contact for suppliers and third parties)

• Travel Expenses: Corporate Credit Cards control (deductible, benefits, entertainments,...) and posting to ERP via Concur (Travel Expense Software). Responsible of all accounting checks required in this process (request approval, reconciliations) and employee's travel expenses on time payment

• Payroll: With a global understanding (requiring some global checks if needed), post payroll movements in Group ERP and process on time payment to employees, Authorities, and other third parties when applicable

• File documentation for easy access and review by internal and external auditors for all general accounting and tax matters

Taxes and other monthly recurring declarations

• Perform monthly VAT return and Intrastat declarations

• Review and understand all declarations performed by the tax consultant

• Trade tax, corporate tax payments management

• Link with local Tax consultant

Account Receivables

• Remind overdue invoices to Stemcell Group customers

• Identify reasons for late payment and overdue invoices

• Support in solving problems to accelerate customer payments

• Create and comment the weekly AR report and trends for the scope in charge

For all these daily tasks, strong collaboration with the local executive assistant is important

Month and Year End Closing

• Book all general accounting entries (expense accruals, payroll and taxes entries etc...)

• Perform Balance Sheet and P&L review of entities in charge

• Ensure that closing is performed according to Group and Local deadlines.

• Maintain chart of account and mapping according to Group policy

• Prepare statutory package and filing information to be reviewed by consultants and auditors

Other

• Any other task/project linked to general accounting expertise, to support the accounting manager

• Per exception and due to Europe Finance team size, the help of accountant can be required on another Stemcell entity accounting matters 

Qualifications 

• Academic background in German accounting (Bachelor’s degree or other strong academic credentials)

• SAP expertise in FI module.

• Team oriented spirit with strong communication skills (written and oral) in German and English to communicate in a clear, concise and organized manner.

• Minimum 2 years of related work experience with accounting knowledge, international environment and excellent organizational skills.

• The ability to deal with confidential and sensitive matters is essential

#United #LI-Hybrid

STEMCELL Technologies Inc. is a privately-owned biotechnology company based in Vancouver that helps power leading-edge life science research around the world. Scientists performing stem cell, immunology, cancer, regenerative medicine and cellular therapy research are among those who rely on our cell culture media, cell separation products, instruments, ancillary reagents and contract assay services. We create novel, useful, standardized products of unfailing quality and deliver them to more than 70 countries via our many regional offices plus distribution centres in Vancouver, Seattle, Grenoble and Singapore.  Driven by our love of science and our passion for quality, we see ourselves simply as “Scientists Helping Scientists” – standing by our customers to provide outstanding products, technical support and training.  We have over 1000 science-oriented employees globally, including 250 PhDs/MScs, with most others holding a BSc or engineering degree.  STEMCELL is proud to be the largest Biotechnology employer in Canada.

This is an opportunity to work with highly motivated colleagues in a science-oriented, creative, and dynamic environment. We offer a competitive salary, excellent benefits, and meaningful career development opportunities.

STEMCELL is well recognized for exceptional leadership and business practices. We are one of Canada’s Best Managed Companies and operate an ISO 14001-certified environmental management system to measure and reduce our environmental impact. 

As an equal opportunity employer, STEMCELL is dedicated to ensuring that every employee feels safe, valued, and respected for who they are. We know that scientific progress and innovation occur when diverse, creative minds come together and we are committed to nurturing a culture of inclusivity and belonging. STEMCELL enforces a zero-tolerance policy for any form of discrimination. Selection decisions are solely based on job-related factors.

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